Programme
2 jours
Adaptables à la demande
Programme de formation
Objectifs professionnels et aptitudes :
- Acquérir des clés de compréhension, des outils et des techniques pour mieux gérer son temps
- Prendre conscience de son mode de fonctionnement, ses limites et atouts dans son organisation, des zones de risques avec possible impact sur la santé (stress).
- Mieux gérer ses priorités et son temps de travail
- Développer son organisation personnelle puis dans son service / avec ses collègues
Type de public : tout salarié
Pré-requis : savoir lire et écrire, être utilisateur de l’outil bureautique.
Contenu de la formation
La formation se veut très pratique et concrète.
Elle permettra de construire ensemble des outils, grilles, supports sur mesure, sur la base d’outils fournis également par la formatrice.
Nous proposons que cette formation se déroule comme suit :
- Présentation de la structure intervenante et de la méthodologie employée
- Présentation du participant
- Les attentes quant à cette formation, ses connaissances quant à cette thématique
- Les mots que le stagiaire associe et ses représentations à ce sujet
Pendant la formation et durant les deux jours.
La gestion du temps vue par chacun, à partir d’un test d’auto-positionnement et d’un photo-exercice.
1/ Gérer ses priorités professionnelles et donc son temps
A partir de situations professionnelles vécues, de difficultés rencontrées par le salarié, d’un livret de formation, ou d’exemples fournis par la formatrice :
o Faire le point sur les attendus de son poste et de sa fonction ;
o Faire le point sur les tâches réalisées au quotidien et les temps correspondants
o Faire le point sur les difficultés rencontrées dans son poste actuel
o Mesurer les écarts et comprendre les motifs de surinvestissement (ou l’inverse) sur les tâches, à partir d’éléments théoriques d’illustration.
2/ Gérer son organisation professionnelle : état des lieux technique
A partir de ce que vont présenter les stagiaires et de supports / outils/ exemples fournis par le formateur
- Faire le point sur son organisation de travail (mail, dossiers, rangement, organisation – répartition du temps / planning…) et dans le service. Il s’agit ici de faire le point sur l’organisation de travail dans son poste, vue par le stagiaire : organisation et gestion du travail, processus décisionnel, modalités de communication interne, outils utilisés, modalités de traçabilité de son travail (post-il ? cahier ?…)…
- Les moyens possédés pour les réaliser. Présentation d’outils existants et discussion sur les limites et avantages de chacun.
- Identifier les points d’amélioration ou les difficultés rencontrées.
3/ Comprendre ce qui se joue derrière :
- Faire la différence entre ce qui est important ou pas ;
- Faire la différence entre ce qui est urgent ou pas ;
- (Ré)apprendre à faire des choix sur les tâches à effectuer…
- Comprendre sa posture et les motifs de ses positionnements : besoin de maitrise, peurs,….
4/ Les solutions et actions possibles :
A partir des situations exposées par les stagiaires :
- Présentation et discussion sur des outils possibles d’organisation et possible utilisation dans leur quotidien professionnel
- Point sur d’autres organisations du travail, et possibles actions à mettre en œuvre chacun à son niveau
- Discussion sur les postures et comportements que cela suppose : savoir (se) dire non, déléguer, reporter, abandonner,…
Lors de cette dernière étape il s’agira de définir son plan d’actions individuel pour évoluer dans son comportement professionnel et s’adapter afin de commencer à mettre en places de bonnes pratiques :
o Modifier sa relation au travail : s’investir sans se surinvestir, se recentrer sur l’essentiel et l’attendu…
o Savoir déléguer : quand, comment, dans quelles situations, pourquoi…Savoir quand se dire STOP.
o Savoir adapter sa posture de professionnel : être un soutien, être à disposition de son manager ou de ses collègues mais pas trop
o Savoir s’adapter à ses collègues : en fonction de leur profil, adapter ses consignes / postures…
o Travailler sa gestion du stress : prendre du recul, comprendre ce qui nous stresse pour adapter ses demandes ou attentes. Point sur les différents facteurs de tension dans le poste et échanges sur les stratégies à adopter
Conclusion
Point sur la formation et retours d’expériences, remise du questionnaire de satisfaction et du questionnaire de positionnement final aux stagiaires et rédaction du bilan de fin de formation.